- referti:
- regime ambulatoriale: referti specialistici di laboratorio, anatomia patologica e radiologia
- regime di ricovero: referti specialistici di laboratorio, anatomia patologica, radiologia e altre specialità - prescrizioni farmaceutiche e specialistiche
- certificati vaccinali
Per questa tipologia di servizi, al fine di confrontare scenario fisico e digitale, sono stati presi in considerazione i seguenti fattori:
- tempi di spostamento: tempo necessario (andata e ritorno) per raggiungere la struttura dove ritirare il documento;
- attese agli sportelli: tempo di attesa agli sportelli della struttura;
- tempi operativi per il ritiro o l'accesso ai documenti: tempo necessario per chiedere e ottenere fisicamente il documento presso lo sportello;
- tempo digitale: tempo necessario per accedere al FSE e completare la procedura di visualizzazione/download documentale
Con l’obiettivo di ottenere una stima numerica assoluta, è stata impostata questa semplice equazione:
Tempo risparmiato per singolo documento:
T_risparmiato = (T_spostamento + T_attesa + T_richiesta) - T_digitale
Stime identificate per le tipologie documentali:
| Tipologia documentale | Fattori | Scenario tradizionale (Fisico) | Scenario Digitale (FSE) |
Documenti e referti | Tempi di spostamento A/R | 50 minuti | 5 minuti |
| Attesa allo sportello | 15 minuti | ||
Tempo per richiesta e ritiro | 5 minuti | ||
Prescrizioni farmaceutiche e specialistiche | Tempi di spostamento A/R | 25 minuti | 5 minuti |
| Attesa allo sportello | 10 minuti | ||
| Tempo per richiesta e ritiro | 5 minuti | ||
| Certificato vaccinale | Tempi di spostamento A/R | 25 minuti | 5 minuti |
| Attesa allo sportello | 10 minuti | ||
| Tempo per richiesta e ritiro | 5 minuti |
Una volta individuato il tempo risparmiato per un singolo documento, al fine di individuare il tempo complessivo risparmiato mediante l’utilizzo della funzionalità “visualizzazione/download documentale” disponibile nel Fascicolo Sanitario Elettronico, è necessario moltiplicare tale valore con il numero di download documentali effettuati in Regione Veneto.
Conseguentemente, il metodo di calcolo documentale è:
T_risparmiato per visualizzazione/download documentale = ((T_spostamento + T_attesa + T_richiesta) - T_digitale) * n. visualizzati/download documentale
Il tempo risparmiato per le tre tipologie documentali è ottenuto sommando i singoli valori riportati nella tabella.
Per l’individuazione del tempo medio risparmiato per singola persona, una volta stimato il tempo medio risparmiato complessivo, si dividerà per il numero di assistiti della Regione del Veneto.
Per alcune tipologie documentali, come la lettera di dimissione ospedaliera, il verbale di Pronto Soccorso e alcuni referti specialistici, la documentazione cartacea viene tradizionalmente consegnata al paziente al termine dell’episodio di cura. Tuttavia, la necessità di consultare nuovamente tali documenti nel tempo rende spesso necessario conservarli, archiviarli e recuperarli in occasione di successive esigenze cliniche o amministrative.
In questo contesto, il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE) rappresenta uno strumento in grado di semplificare in modo significativo l’accesso alla documentazione sanitaria, riducendo tempi e complessità legati alla gestione cartacea. La disponibilità digitale dei documenti consente infatti una consultazione immediata, evitando le attività di archiviazione fisica e le successive operazioni di ricerca e recupero.
Per stimare in modo concreto il beneficio generato dall’utilizzo del FSE, il tempo risparmiato è stato calcolato confrontando il processo tradizionale di gestione cartacea con quello digitale. In particolare, sono stati considerati: il tempo necessario per archiviare il documento, il tempo richiesto per ricercarlo e recuperarlo successivamente, e il tempo medio necessario per accedere al documento tramite FSE.
Con l’obiettivo di ottenere una stima quantitativa del beneficio, è stata definita la seguente equazione:
T_risparmiato per visualizzazione/download documentale = ((T_archiviazione + T_ricerca) T_digitale)
Dove:
T_archiviazione = tempo medio necessario per archiviare il documento
T_ricerca = tempo medio necessario per ricercare e recuperare un documento cartaceo precedentemente archiviato
T_digitale = tempo medio di accesso al FSE, ricerca e visualizzazione documentale
Stime identificate per le tipologie documentali:
| Tipologia documentale | Fattori | Scenario tradizionale (Fisico) | Scenario Digitale (FSE) |
| Lettere Dimissione Ospedaliera | Tempo archiviazione documento | 6 | 5 minuti |
| Tempo ricerca e recupero documento | 8 | ||
| Verbale Pronto Soccorso | Tempo archiviazione documento | 6 | 5 minuti |
| Tempo ricerca e recupero documento | 8 | ||
| Altri referti | Tempo archiviazione documento | 6 | 5 minuti |
| Tempo ricerca e recupero documento | 8 |
Una volta individuato il tempo risparmiato per un singolo documento, al fine di individuare il tempo complessivo risparmiato mediante l’utilizzo della funzionalità “visualizzazione/download documentale” disponibile nel Fascicolo Sanitario Elettronico, è necessario moltiplicare tale valore con il numero di visualizzazioni documentali effettuati in Regione Veneto per quelle determinate tipologie documentali.
Conseguentemente, il metodo di calcolo documentale è:
T_risparmiato per visualizzazione/download documentale = ((T_archiviazione + T_ricerca) - T_digitale) * n. visualizzati/download documentale
Il tempo risparmiato per le tre tipologie documentali è ottenuto sommando i singoli valori riportati nella tabella.
Per l’individuazione del tempo medio risparmiato per singola persona, una volta stimato il tempo medio risparmiato complessivo, si dividerà per il numero di assistiti della Regione del Veneto.
Per questa tipologia di servizio, al fine di confrontare scenario fisico e digitale, abbiamo preso in considerazione una stima del tempo medio per prenotare una visita mediante canali tradizionali, i quali dipendono da diversi fattori:
- Canale telefonico: tempi di attesa al telefono e durata della telefonata
- Richiesta allo sportello: tempo medio di spostamento, attese allo sportello (compresa l’affluenza agli sportelli), durata della prenotazione (inclusi i tempi di attesa specifici per alcune specialità)
Con l’obiettivo di ottenere una stima numerica assoluta, è stata impostata questa semplice equazione:
Tempo risparmiato per singola prenotazione:
T_risparmiato = [(( T_attesa + T_durata)*0,87) + ((T_spostamento + T_attesa + T_durata)*0,13)] - T_digitale
NB: i valori 0,87 e 0,13 sono il risultato di un’indagine svolta attraverso il Club Innovatori dalla quale è emerso che le canalità maggiormente utilizzate dai rispondenti all’indagine per prenotare una prestazione sono contatto telefonico al CUP, utilizzo servizi online, richiesta allo sportello e altro. L’obiettivo dell’indicatore contatempo si limita a confrontare lo scenario tradizionale con quello digitale e conseguentemente gli esiti dell’indagine sono stati riparametrizzati in questi termini.
| Modalità di prenotazione | Fattori | Scenario tradizionale | Scenario Digitale (FSE) |
| Canale telefonico | Tempi di attesa al telefono | 20 minuti | 7 minuti |
| Durata della telefonata | 7 minuti | ||
| Richiesta allo sportello | Tempo medio di spostamento | 50 minuti | 7 minuti |
| Attese allo sportello | 10 minuti | ||
| Durata prenotazione | 7 minuti | ||
Una volta individuato il tempo risparmiato per una singola prenotazione effettuata mediante lo scenario digitale rispetto alle due modalità dello scenario tradizionale è necessario moltiplicare tale valore con il numero di prenotazioni online effettuate mediante il servizio “Prenotare visite ed esami”.
Conseguentemente, il metodo di calcolo per le prenotazioni online è:
T_risparmiato = [[(( T_attesa + T_durata)*0,87) + ((T_spostamento + T_attesa + T_durata)*0,13)] - T_digitale] *n. prenotazioni online effettuate
Per l’individuazione del tempo medio risparmiato per singola persona, una volta stimato il tempo medio risparmiato complessivo, si dividerà per il numero di assistiti della Regione del Veneto.
Per questa tipologia di servizio, al fine di confrontare scenario fisico e digitale, abbiamo preso in considerazione una stima del tempo medio per disdire la prenotazione di una visita mediante canali tradizionali, i quali dipendono da diversi fattori:
- Canale telefonico: tempi di attesa al telefono e durata della telefonata
- Richiesta allo sportello: tempo medio di spostamento, attese allo sportello (compresa l’affluenza agli sportelli)
Con l’obiettivo di ottenere una stima numerica assoluta, è stata impostata questa semplice equazione:
Tempo risparmiato per singola disdetta prenotazione:
T_risparmiato = [[(( T_attesa + T_durata)*0,87) + ((T_spostamento + T_sportello)*0,13)] - T_digitale] *n. disdette online effettuate
NB: i valori 0,87 e 0,13 sono stati recuperati dallo studio condotto attraverso il Club Innovatori dedicato alle prenotazioni online, ipotizzando che gli utenti si distribuiscano allo stesso modo anche per le modalità di disdetta degli appuntamenti
| Modalità di prenotazione | Fattori | Scenario tradizionale | Scenario Digitale (FSE) |
| Canale telefonico | Tempi di attesa al telefono | 20 minuti | 7 minuti |
| Durata della telefonata | 5 minuti | ||
| Richiesta allo sportello | Tempo medio di spostamento | 50 minuti | 7 minuti |
| Attese allo sportello | 10 minuti |
Una volta individuato il tempo risparmiato per una singola disdetta effettuata mediante lo scenario digitale rispetto alle due modalità dello scenario tradizionale è necessario moltiplicare tale valore con il numero di disdette online effettuate mediante il servizio dedicato..
Conseguentemente, il metodo di calcolo per le disdette online è:
T_risparmiato = [[(( T_attesa + T_durata)*0,87) + ((T_spostamento + T_sportello)*0,13)] - T_digitale] *n. disdette online effettuate